Pracownikowi przysługują maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym. Nie są to dodatkowe dni wolne – wlicza się je do urlopu wypoczynkowego wynoszącego zwykle 20 albo 26 dni. Urlop trzeba zgłosić najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, a przed nieobecnością uzyskać zgodę pracodawcy.
Ile dni urlopu na żądanie przysługuje?
Zgodnie z art. 1672 Kodeksu pracy pracownik może wykorzystać do 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym. Limit jest taki sam dla osoby mającej prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego i dla pracownika, któremu przysługuje 26 dni.
Urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego. Nie oznacza więc, że pracownik otrzymuje na przykład 26 dni zwykłego urlopu oraz kolejne 4 dni. Jeżeli wykorzysta 2 dni w trybie urlopu na żądanie, z jego rocznej puli urlopowej pozostają łącznie o 2 dni mniej.
Limit nie zwiększa się wraz ze stażem pracy, zmianą pracodawcy ani liczbą umów o pracę zawartych w tym samym roku. Jeśli pracownik wykorzystał część urlopu na żądanie u poprzedniego pracodawcy, u kolejnego może wykorzystać tylko pozostałą część rocznego limitu.
Urlop można wykorzystać jednorazowo albo podzielić na kilka terminów, na przykład wziąć cztery pojedyncze dni. Niewykorzystane dni nie tworzą w kolejnym roku puli ośmiu dni na żądanie. Pozostają częścią niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, ale tracą szczególny tryb zgłaszania. Od 1 stycznia pracownik otrzymuje nowy limit do 4 dni na żądanie.
Jak zgłosić urlop na żądanie?
Przepisy nie narzucają jednej formy zgłoszenia. Można skorzystać z systemu kadrowego, wiadomości e-mail, telefonu, SMS-a albo formy papierowej, o ile jest to zgodne z zasadami przyjętymi w zakładzie pracy. Dla celów dowodowych najlepiej wybrać sposób, który pozwala potwierdzić moment złożenia żądania.
Procedura powinna wyglądać następująco:
- Zgłoś żądanie – poinformuj pracodawcę najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, najlepiej przed godziną rozpoczęcia pracy wynikającą z grafiku.
- Poczekaj na decyzję – samo przesłanie wniosku nie oznacza jeszcze udzielenia urlopu.
- Rozpocznij urlop dopiero po akceptacji – dopiero zgoda pracodawcy usprawiedliwia nieobecność w pracy.
Pracownik nie musi podawać przyczyny urlopu. Wystarczy jednoznacznie wskazać, że chce skorzystać z urlopu na żądanie, oraz podać dzień lub dni nieobecności. Jeżeli pracownik rozpoczyna pracę o godzinie 8:00, zgłoszenie powinno co do zasady dotrzeć przed tą godziną. Tak wynika między innymi z wyroku Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 r., sygn. I PK 128/06.
Urlop na żądanie nie jest samodzielnym zwolnieniem z obowiązku pracy. Pracownik wskazuje termin, ale urlopu udziela pracodawca.
Rozpoczęcie nieobecności bez potwierdzenia zgody może zostać uznane za nieusprawiedliwioną absencję. Sąd Najwyższy wskazał, że w określonych okolicznościach takie zachowanie może stanowić ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.
Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?
Co do zasady pracodawca powinien udzielić urlopu na żądanie w terminie wskazanym przez pracownika. Obowiązek ten nie ma jednak charakteru bezwzględnego. Sąd Najwyższy w wyroku z 28 października 2009 r., sygn. II PK 123/09, dopuścił odmowę w szczególnych sytuacjach, gdy obecność pracownika jest konieczna dla ochrony ważnego interesu zakładu pracy.
Odmowa może być uzasadniona zwłaszcza wtedy, gdy:
- nieobecność pracownika mogłaby spowodować poważną szkodę dla firmy;
- awaria wymaga obecności osoby mającej określone kwalifikacje;
- nie ma realnej możliwości zapewnienia zastępstwa na stanowisku ważnym dla bezpieczeństwa;
- absencja mogłaby zatrzymać produkcję albo uniemożliwić wykonanie pilnego zadania;
- większa grupa pracowników składa żądania tego samego dnia, co może wskazywać na próbę zorganizowanego powstrzymania się od pracy.
Sama niedogodność organizacyjna nie powinna automatycznie prowadzić do odmowy. Pracodawca powinien ocenić konkretną sytuację, możliwość zastępstwa i rzeczywiste skutki nieobecności. Odmowa nie zwalnia jednak pracownika z obowiązku stawienia się w pracy, jeśli nie uzyskał zgody na urlop.
Urlop na żądanie a siła wyższa – czym się różnią?
Urlop na żądanie i zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej to dwa odrębne uprawnienia. Pierwsze pomniejsza pulę urlopu wypoczynkowego i nie wymaga wskazania przyczyny. Drugie dotyczy pilnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, gdy potrzebna jest natychmiastowa obecność pracownika.
| Cecha | Urlop na żądanie | Zwolnienie z powodu siły wyższej |
|---|---|---|
| Limit | Do 4 dni w roku | 2 dni albo 16 godzin w roku |
| Wpływ na urlop wypoczynkowy | Pomniejsza jego pulę | Nie pomniejsza urlopu wypoczynkowego |
| Wynagrodzenie | Wynagrodzenie urlopowe, zasadniczo 100% | 50% wynagrodzenia za czas zwolnienia |
| Przyczyna | Nie trzeba jej podawać | Pilna sprawa rodzinna związana z chorobą lub wypadkiem |
| Moment wykorzystania | Zasadniczo przed rozpoczęciem pracy | Także w trakcie dnia pracy, jeśli zdarzenie nastąpiło w jego toku |
Najważniejsza zasada
Cztery dni urlopu na żądanie to maksymalny roczny limit, a nie dodatkowa pula ponad urlop wypoczynkowy. Zgłoszenie trzeba przekazać najpóźniej przed rozpoczęciem pracy w dniu planowanej nieobecności, a do wolnego można przystąpić dopiero po udzieleniu urlopu przez pracodawcę.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu dotyczącego odmowy urlopu lub konsekwencji nieusprawiedliwionej nieobecności warto skonsultować się z prawnikiem prawa pracy.
