Zaległy urlop wypoczynkowy należy wykorzystać najpóźniej do 30 września roku następującego po tym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Termin wynika z art. 168 Kodeksu pracy. Jeżeli urlop za 2025 rok nie został wykorzystany w całości, powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września 2026 roku.
Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?
Zaległy urlop to dni wypoczynku niewykorzystane w roku kalendarzowym, za który przysługiwały. Przechodzą one na kolejny rok, ale nie można odkładać ich bezterminowo. Obowiązek dopilnowania, aby urlop został udzielony w ustawowym terminie, spoczywa przede wszystkim na pracodawcy.
W praktyce nie trzeba zakończyć całego zaległego urlopu 30 września. Wystarczy, że urlop rozpocznie się najpóźniej tego dnia. Jeżeli więc pracownik ma kilka dni wolnego, może rozpocząć urlop 30 września, a zakończyć go już w październiku.
Czy pracodawca może narzucić termin zaległego urlopu?
Tak. Pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin zaległego urlopu, nawet jeśli pracownik nie złożył wniosku albo nie zgadza się na wskazaną datę. Takie stanowisko przyjął Sąd Najwyższy, między innymi w wyroku z 7 maja 2008 roku, sygn. akt II PK 313/07.
Nie oznacza to jednak, że pracownik traci prawo do decydowania o urlopie w każdej sytuacji. Jeżeli termin zostanie ustalony odpowiednio wcześnie, strony mogą go uzgodnić z uwzględnieniem organizacji pracy. Gdy zbliża się 30 września, pracodawca może jednak wyznaczyć urlop samodzielnie, aby wykonać obowiązek wynikający z art. 168 Kodeksu pracy.
Najważniejsze zasady dotyczące zaległego urlopu są następujące:
- 30 września to termin, do którego pracodawca powinien udzielić zaległego urlopu.
- Urlop może rozpocząć się 30 września, nawet jeżeli jego zakończenie przypada w październiku.
- Pracownik nie może skutecznie zrzec się prawa do urlopu ani zamienić go na pieniądze w trakcie trwania zatrudnienia.
- Pracodawca może wyznaczyć termin zaległego urlopu bez zgody pracownika.
Nieudzielenie zaległego urlopu z winy pracodawcy może zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy pracodawca, który nie udziela pracownikowi przysługującego urlopu albo bezpodstawnie obniża jego wymiar, może zostać ukarany grzywną od 1000 zł do 30 000 zł. Sankcja nie powstaje jednak automatycznie w każdej sytuacji. Znaczenie mogą mieć okoliczności niezależne od pracodawcy, na przykład długotrwała choroba pracownika lub inna przeszkoda uniemożliwiająca rozpoczęcie urlopu.
30 września a przedawnienie – jaka jest różnica?
Przekroczenie 30 września nie powoduje automatycznego wygaśnięcia prawa do zaległego urlopu. Jest to termin wykonania obowiązku przez pracodawcę, a nie data, po której dni urlopowe natychmiast przepadają. Roszczenie pracownika przedawnia się co do zasady po trzech latach.
| Termin | Czego dotyczy | Skutek |
|---|---|---|
| 30 września | Obowiązek udzielenia zaległego urlopu przez pracodawcę | Po przekroczeniu terminu pracodawca może ponosić odpowiedzialność za naruszenie praw pracownika. |
| 3 lata | Przedawnienie roszczenia pracownika o udzielenie urlopu | Po upływie tego okresu dochodzenie roszczenia może być utrudnione, a pracownik co do zasady traci możliwość skutecznego żądania realizacji prawa. |
Bieg trzyletniego terminu wiąże się z wymagalnością roszczenia. W odniesieniu do zaległego urlopu przyjmuje się, że znaczenie ma termin 30 września roku następującego po roku, za który urlop przysługiwał. Długotrwała choroba lub inne ustawowe przeszkody mogą wpływać na możliwość wykorzystania urlopu oraz bieg przedawnienia, dlatego sporne przypadki wymagają analizy konkretnej sytuacji.
Co z chorobą, urlopem na żądanie i ekwiwalentem?
Jeżeli pracownik nie może rozpocząć zaległego urlopu z powodu choroby, urlopu macierzyńskiego lub innej usprawiedliwionej przeszkody, urlop nie powinien być traktowany tak, jakby pracownik bez powodu odmówił jego wykorzystania. Po ustaniu przeszkody pracodawca powinien ustalić dalszy sposób udzielenia wolnego.
Niewykorzystany urlop na żądanie z poprzedniego roku przekształca się w zwykły urlop wypoczynkowy. W odniesieniu do terminu jego wykorzystania istnieje jednak rozbieżność interpretacyjna. Ogólna zasada prowadzi do terminu 30 września, natomiast Państwowa Inspekcja Pracy wskazywała, że takie dni mogą być traktowane jako zwykły urlop zaległy i wykorzystane do końca kolejnego roku. Z uwagi na tę niejednolitość najbezpieczniej przyjąć wcześniejszy termin.
Ekwiwalent pieniężny nie przysługuje za samo niewykorzystanie urlopu do 30 września. Wypłata ekwiwalentu jest dopuszczalna zasadniczo dopiero w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, gdy urlopu nie można już udzielić w naturze. W czasie trwania umowy pracownik nie może zrezygnować z urlopu w zamian za świadczenie pieniężne.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu z pracodawcą warto skonsultować sytuację z Państwową Inspekcją Pracy lub prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.
