Podpisywanie dokumentów podpisem zaufanym odbywa się online. Wgrywasz plik do usługi na podpis.gov.pl, wybierasz profil zaufany, potwierdzasz operację kodem SMS i pobierasz podpisany dokument. Podpis zaufany zastępuje podpis odręczny w kontaktach z administracją publiczną, ale nie jest przeznaczony do prywatnych umów między osobami lub firmami.
Co musisz przygotować?
Do podpisania dokumentu potrzebujesz aktywnego profilu zaufanego, telefonu umożliwiającego odebranie kodu SMS oraz pliku zapisanego na komputerze lub telefonie. Przed rozpoczęciem przygotuj:
- Aktywny profil zaufany – służy do uwierzytelnienia i złożenia podpisu.
- Telefon z dostępem do kodu SMS – kod potwierdza operację podpisania.
- Pojedynczy plik w obsługiwanym formacie – na przykład PDF, XML, DOCX, JPG lub TXT.
- Dokument zapisany na urządzeniu – usługa nie podpisuje papierowego oryginału.
Profil zaufany służy zarówno do logowania do usług publicznych, jak i do podpisywania dokumentów, ale są to dwie różne czynności. Samo zalogowanie nie oznacza jeszcze złożenia podpisu. Podpis wymaga osobnego potwierdzenia operacji.
Jak podpisać dokument profilem zaufanym?
Usługa podpisywania dokumentów jest dostępna na stronie podpis.gov.pl. Możesz podpisać maksymalnie pięć plików podczas jednej operacji, pod warunkiem że ich łączna wielkość nie przekracza 25 MB.
| Parametr | Ograniczenie | Przykłady |
|---|---|---|
| Liczba plików | Maksymalnie 5 | PDF, XML, DOCX |
| Łączna wielkość | Maksymalnie 25 MB | Suma wszystkich dodanych plików |
| Format | Format obsługiwany przez usługę | PDF, XML, TXT, JPG, PNG, DOCX i inne |
Aby podpisać plik z dysku, wykonaj następujące czynności:
- Wejdź na stronę usługi podpisywania dokumentów i wybierz opcję przejścia do podpis.gov.pl.
- Wybierz przycisk „Dodaj plik” albo przeciągnij dokument na wskazane pole. Jeśli podpisujesz kilka plików, dodaj je przed przejściem dalej.
- Sprawdź listę dodanych dokumentów, a następnie wybierz „Dalej”. Upewnij się, że wskazany został właściwy plik i że jego zawartość jest aktualna.
- Wybierz „Podpisz”. Na stronie wyboru metody podpisu wskaż profil zaufany.
- Zaloguj się zgodnie z komunikatami wyświetlanymi na ekranie. Po zalogowaniu zatwierdź złożenie podpisu kodem autoryzacyjnym przesłanym SMS-em.
- Po zakończeniu operacji pobierz podpisane dokumenty na swoje urządzenie. Zachowaj pobrany plik, ponieważ to on zawiera podpis elektroniczny.
W zależności od rodzaju dokumentu usługa może umożliwić zmianę formatu podpisu lub wyświetlenie podglądu pliku. Podpisanie dokumentu nie zawsze zmienia jego wygląd. W przypadku niektórych formatów podpis jest zapisany w dodatkowym pliku, na przykład w pliku XML.
Jak sprawdzić, czy podpis jest poprawny?
Na podpis.gov.pl możesz sprawdzić, kto podpisał dokument i czy podpis został prawidłowo zweryfikowany. Potrzebujesz pliku, który zawiera podpis elektroniczny.
Weryfikacja przebiega w kilku krokach:
- Otwórz usługę podpisywania i sprawdzania dokumentów na podpis.gov.pl.
- Wybierz „Dodaj plik” lub przeciągnij podpisany dokument na wskazane pole, a następnie zaczekaj na jego wczytanie.
- Przy dokumencie zawierającym podpis wybierz „Sprawdź, kto podpisał”.
- Wyświetl szczegóły podpisu i sprawdź jego status. Prawidłowo zweryfikowany podpis powinien mieć status „Ważny”.
W przypadku podpisanego pliku XML usługa może także pozwolić na pobranie pliku źródłowego. Dzięki temu można odczytać treść dokumentu ukrytą w strukturze XML.
Do czego służy podpis zaufany?
Podpis zaufany jest przeznaczony do spraw urzędowych, czyli kontaktu z administracją publiczną oraz przypadków wskazanych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Możesz wykorzystać go między innymi do podpisania pisma kierowanego do urzędu lub dokumentu składanego w ramach konkretnej usługi publicznej.
Po pobraniu podpisanego pliku trzeba jeszcze przekazać go właściwej instytucji zgodnie z jej wymaganiami. Samo podpisanie dokumentu nie oznacza jego złożenia. Jeżeli urząd wymaga wysłania pliku przez konkretny formularz, skrzynkę podawczą albo odrębną usługę, należy wykonać także ten etap.
Kiedy podpis zaufany nie wystarczy?
Podpis zaufany nie jest uniwersalnym zamiennikiem podpisu odręcznego. Nie powinien być używany jako forma podpisania prywatnej umowy, aneksu z firmą komercyjną ani dokumentu zawieranego między osobami fizycznymi, chyba że przepisy lub druga strona wyraźnie przewidują inną podstawę prawną.
Przed podpisaniem sprawdź wymagania odbiorcy dokumentu. Jeżeli dokument ma trafić do podmiotu prywatnego, może być potrzebny inny rodzaj podpisu, na przykład podpis kwalifikowany. W sprawach urzędowych podpis zaufany może zastępować podpis własnoręczny w zakresie przewidzianym przez przepisy.
Najważniejsza zasada jest prosta: profil zaufany służy do potwierdzenia tożsamości, a podpis zaufany jest odrębną czynnością zatwierdzaną podczas podpisywania dokumentu. Po zakończeniu operacji pobierz plik i sprawdź jego status, zanim prześlesz go do urzędu.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku dokumentów o szczególnych skutkach prawnych sprawdź wymagania właściwego urzędu lub skonsultuj się z profesjonalnym pełnomocnikiem.
