Arkusz spisu z natury dokumentuje rzeczywisty stan towarów i materiałów na określony dzień. Nie jest wyłącznie wydrukiem z programu księgowego – wymaga wcześniejszego fizycznego przeliczenia składników objętych remanentem. Jego prawidłowe sporządzenie wpływa na rozliczenie dochodu w KPiR, podatek dochodowy, a przy skali podatkowej lub podatku liniowym także na podstawę wymiaru składki zdrowotnej.
Kiedy należy sporządzić spis z natury?
Obowiązek wynika z przepisów dotyczących prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Do końca 2025 r. zakres sytuacji określał § 24 ust. 1 rozporządzenia w sprawie KPiR, a od 2026 r. analogiczną regulację zawiera § 20 ust. 1 nowego rozporządzenia. Spis sporządza się:
- na dzień 1 stycznia,
- na koniec każdego roku podatkowego,
- na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego,
- w razie zmiany wspólnika albo proporcji udziałów wspólników,
- w związku z likwidacją działalności.
Spis może być sporządzony także w trakcie roku, jeżeli podatnik zdecyduje się na dodatkową inwentaryzację. Gdy firma nie ma żadnych towarów ani materiałów podlegających ujęciu, sporządza się tzw. zerowy spis z wartością „0 zł”, wpisuje go do KPiR i przechowuje w dokumentacji.
Jakie elementy musi zawierać arkusz spisu z natury?
Przepisy nie narzucają jednego graficznego wzoru arkusza. Dokument może mieć formę papierową lub elektroniczną, ale musi umożliwiać identyfikację każdej pozycji oraz przedstawiać ilość i wartość składników ustaloną podczas inwentaryzacji.
| Element arkusza | Opis wymogu |
|---|---|
| Dane przedsiębiorcy | Imię i nazwisko właściciela zakładu albo nazwa firmy. |
| Data spisu | Dzień, na który ustalono stan składników objętych remanentem. |
| Numer pozycji | Kolejny numer każdej pozycji ujętej w arkuszu. |
| Opis składnika | Szczegółowe określenie towaru, materiału lub innego składnika podlegającego spisowi. |
| Jednostka miary i ilość | Jednostka, w której wykazano składnik, oraz ilość stwierdzona podczas fizycznego liczenia. |
| Cena jednostkowa | Cena wyrażona w złotych i groszach, ustalona zgodnie z zasadami wyceny. |
| Wartość pozycji | Wartość wynikająca z przemnożenia ilości przez cenę jednostkową. |
| Łączna wartość spisu | Suma wartości wszystkich pozycji ujętych w arkuszu. |
| Zakończenie i podpisy | Klauzula „Spis zakończono na pozycji …” oraz podpisy wymagane dla danego okresu. |
Do końca 2025 r. arkusz powinien zawierać podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu lub wspólników. Od 2026 r. wystarczający ma być podpis właściciela, zgodnie z regulacją nowego rozporządzenia dotyczącego KPiR. Przy stosowaniu dokumentacji za konkretny rok należy sprawdzić przepisy właściwe dla daty sporządzenia spisu.
Wartość remanentu końcowego wpływa na dochód ustalany w KPiR. Jeżeli jest wyższa od remanentu początkowego, dochód zwiększa się o różnicę. Jeżeli jest niższa, dochód zmniejsza się o tę różnicę. Przy opodatkowaniu skalą podatkową albo podatkiem liniowym różnica remanentowa może także zmienić podstawę wymiaru składki zdrowotnej. To rozliczenie dla PIT nie jest tym samym co remanent likwidacyjny sporządzany dla celów VAT.
Jak prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację?
Wydruk stanów magazynowych nie zastępuje spisu z natury. Arkusz musi odzwierciedlać stan ustalony przez fizyczne sprawdzenie, policzenie i identyfikację towarów oraz materiałów.
Prawidłowe przygotowanie dokumentacji obejmuje następujące etapy:
- Przygotuj miejsce i zakres spisu – uporządkuj towary, rozdziel składniki własne od obcych i ustal dzień, na który ma być określony stan.
- Policz składniki fizycznie – sprawdź rzeczywistą liczbę, masę, objętość lub inną właściwą jednostkę miary. Nie opieraj się wyłącznie na danych z programu magazynowego.
- Wpisz pozycje do arkusza – nadaj im kolejne numery, podaj szczegółowy opis, jednostkę miary i ilość.
- Dokonaj wyceny – towary i materiały wyceń według ceny zakupu albo ceny nabycia. Cena nabycia może uwzględniać koszty uboczne zakupu, takie jak transport lub ubezpieczenie. Jeżeli cena rynkowa jest niższa, można zastosować ją na zasadach określonych w przepisach.
- Ustal wartość końcową – oblicz wartość każdej pozycji oraz łączną wartość spisu, a następnie dodaj wymagane zakończenie i podpisy.
- Wpisz spis do KPiR i zachowaj dokumentację – wartość remanentu należy ująć w księdze, a arkusz przechowywać wraz z dokumentami księgowymi.
Półwyroby, wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztu wytworzenia. Odpady użytkowe wycenia się z uwzględnieniem ich dalszej przydatności. W przypadku nietypowych składników, działalności likwidacyjnej lub wątpliwości dotyczących metody wyceny warto skonsultować dokumentację z księgowym albo doradcą podatkowym.
Co podlega spisowi, a co jest wyłączone?
Zakres remanentu wynika z przepisów o KPiR. Spis obejmuje składniki znajdujące się w firmie oraz towary własne przechowywane poza siedzibą, jeżeli nadal należą do przedsiębiorcy:
- towary handlowe,
- materiały podstawowe i pomocnicze,
- półwyroby i produkcję w toku,
- wyroby gotowe,
- braki i odpady.
Środków trwałych i wyposażenia nie ujmuje się w remanencie sporządzanym dla potrzeb podatku dochodowego. Dotyczy to także składników wpisanych do ewidencji środków trwałych, nawet gdy przedsiębiorca planuje ich sprzedaż.
Towary obce znajdujące się w firmie wykazuje się ilościowo, z podaniem właściciela, bez przypisywania im wartości. Nie zwiększają one wartości remanentu przedsiębiorcy. Od tej dokumentacji trzeba odróżnić remanent likwidacyjny dla celów VAT, który może obejmować szerszy zakres składników, w tym środki trwałe i wyposażenie.
Poprawny arkusz spisu z natury powinien więc łączyć formalną kompletność z rzetelnym ustaleniem stanu faktycznego. Sam formularz lub raport z programu nie wystarczy, jeżeli nie wynika z rzeczywistego przeliczenia towarów i materiałów.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Przy likwidacji działalności, nietypowej wycenie lub zmianie przepisów warto skonsultować sposób sporządzenia spisu ze specjalistą.
