Upoważnienie do odbioru dokumentu powinno mieć formę pisemną, zawierać dane osoby upoważniającej i pełnomocnika, dokładny opis odbieranego dokumentu oraz własnoręczny podpis. Przed przygotowaniem pisma sprawdź, czy urząd lub inna instytucja nie udostępnia własnego formularza.
Jak przygotować upoważnienie krok po kroku?
Dokument może być wydrukowany albo napisany odręcznie. W obu przypadkach podpis osoby udzielającej upoważnienia powinien być własnoręczny, czyli złożony na papierze. Podpisu nie zastępuje skan, kserokopia ani sama pieczątka.
- Wpisz dane osoby udzielającej upoważnienia – podaj imię i nazwisko, adres, numer PESEL oraz numer dowodu osobistego.
- Wpisz dane osoby upoważnionej – podaj jej imię i nazwisko, adres, numer PESEL oraz numer dokumentu tożsamości.
- Opisz dokładnie dokument – wskaż jego nazwę, numer sprawy lub numer referencyjny, jeśli został nadany, oraz miejsce odbioru.
- Określ zakres upoważnienia – napisz, że dana osoba może odebrać wskazany dokument w Twoim imieniu. Jeżeli ma podpisać potwierdzenie odbioru, również zaznacz to w treści.
- Dodaj datę sporządzenia – możesz też wskazać, od kiedy do kiedy upoważnienie obowiązuje.
- Złóż własnoręczny podpis – bez podpisu dokument może nie zostać zaakceptowany.
Wzór upoważnienia do odbioru dokumentu
Poniższy wzór możesz skopiować i uzupełnić. Przed złożeniem sprawdź wymagania konkretnej instytucji, ponieważ niektóre urzędy stosują własne druki.
UPOWAŻNIENIE DO ODBIORU DOKUMENTU
[Miejscowość], [data]
Ja, [imię i nazwisko osoby udzielającej upoważnienia], zamieszkały/a pod adresem [adres], numer PESEL [PESEL], legitymujący/a się dowodem osobistym seria i numer [seria i numer dowodu osobistego], upoważniam
[imię i nazwisko osoby upoważnionej], zamieszkałego/ą pod adresem [adres], numer PESEL [PESEL], legitymującego/ą się dokumentem tożsamości seria i numer [seria i numer dokumentu]
do odbioru w moim imieniu następującego dokumentu:
[dokładna nazwa dokumentu, numer sprawy lub referencyjny, data wydania albo inne dane pozwalające go zidentyfikować]
Dokument zostanie odebrany w [nazwa i adres urzędu lub instytucji].
Upoważnienie obowiązuje [jednorazowo przy odbiorze wskazanego dokumentu / od dnia [data] do dnia [data]].
[własnoręczny podpis osoby udzielającej upoważnienia]
Opis dokumentu powinien być na tyle szczegółowy, aby pracownik instytucji nie miał wątpliwości, czego dotyczy pismo. Ogólne sformułowanie, takie jak „do odbioru dokumentów”, może okazać się niewystarczające.
Upoważnienie a pełnomocnictwo szczególne
W codziennych sytuacjach wystarczy pisemne upoważnienie do odbioru konkretnego dokumentu. W sprawach prowadzonych przez urząd często potrzebne jest jednak pełnomocnictwo szczególne, czyli pismo precyzyjnie wskazujące sprawę i czynność, której ma dokonać pełnomocnik.
Przykładowo, przy odbiorze dowodu osobistego należy wyraźnie napisać, że upoważnienie dotyczy odbioru tego dokumentu. Samo ogólne upoważnienie do załatwiania spraw może nie zostać przyjęte. Pełnomocnictwo notarialne nie jest automatycznie wymagane przy samym odbiorze dokumentu, ale ostateczne wymagania zależą od rodzaju sprawy i instytucji.
Upoważnienie może być odręczne i musi być imienne. W piśmie powinny znaleźć się dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować obie osoby, w szczególności PESEL i numer dokumentu tożsamości, jeśli wymaga ich dana placówka.
Na co uważać przed wizytą w urzędzie?
Przed przekazaniem pisma osobie upoważnionej sprawdź kilka kwestii, które najczęściej decydują o przyjęciu dokumentu:
- Sprawdź, czy urząd lub instytucja nie wymaga własnego formularza upoważnienia.
- Upewnij się, że opis dokumentu zawiera jego pełną nazwę i numer sprawy, jeśli taki istnieje.
- Przekaż pełnomocnikowi dokument tożsamości, którego dane wpisano w upoważnieniu.
- Jeśli chodzi o dokumentację medyczną, zapytaj placówkę o jej druk, ponieważ przychodnia lub szpital może stosować własny wzór.
- Sprawdź, czy w danej sprawie potrzebne jest pełnomocnictwo szczególne zamiast ogólnego upoważnienia.
Najmniej problemów powoduje jednorazowe upoważnienie do jasno określonego dokumentu. Im dokładniej opiszesz dokument, miejsce odbioru i zakres czynności pełnomocnika, tym mniejsze ryzyko, że instytucja odmówi przyjęcia pisma.
